《99%的职场小白都不知道的邮件礼仪，在这里！》
一年一度的入职季又来啦~看着小鲜肉们朝气蓬勃的样子感觉自己重返20岁！然而 小编深知这种朝气蓬勃是短暂的他们很快会因为不懂邮件礼仪而挨骂为了拯救鲜肉小编总结了多位“老司机”的经验下面给大家激情献上《职场“邮件礼仪”宝典》 一、 显示名与邮件标题 https://cbu01.alicdn.com/img/ibank/2019/426/515/11850515624_1910786272.jpg （1） 显示名显示名即邮件发件人昵称。收件人在接收邮件时，首先看到的是发件人的显示名。●为表正式与尊重，显示名一定要用真名。●可以适当地在显示名前面加上公司简称或部门名称。https://cbu01.alicdn.com/img/ibank/2019/885/381/11818183588_1910786272.jpg(在189邮箱邮件编辑页面底部，可以选择并设置默认的发件人与昵称) （2） 邮件标题标题是收件人了解邮件的第一信息，因此必须明确且有意义，以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。●要简洁、干练，在邮件客户端能完整显示为宜。●不能使用空白标题，这显得失礼。●可将邮件重点，如时间、地点、主要内容体现在标题中，方便查找、整理。●可适当使用特殊字符（如“*【】★”等）突出标题，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。●若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换标题。例子：【会议通知】19年下半年工作安排会议_10层会议室_08.02_14:00【待确认稿】xxx产品新功能介绍PPT_第三稿_07.29 二、 发送对象 https://cbu01.alicdn.com/img/ibank/2019/434/314/11782413434_1910786272.jpg （1） 收件人：要处理这封邮件，必须对邮件予以回复的人。（2） 抄送人：需要知道此事，并不一定要回复的人。（3） 密送人：收件人不知道的接收人，只用在非常规场合。●遵循职级顺序原则添加收件人、抄送人，从小到大或从大到小，显现对收件人、抄送人的尊重。●职场中一般重要的沟通邮件需要cc（抄送）给你的直接上级以及收件人的直接上级。 三、 正文内容 https://cbu01.alicdn.com/img/ibank/2019/252/434/11782434252_1910786272.jpg （1） 礼貌用语●开篇问候，避免直接说事。●末尾附上诚挚祝福。●给个人发邮件可以直接称呼其姓名或姓名加职务，给多人发邮件可以以“各位好”或“大家好”等语句开头。 （2） 逻辑清晰，突出重点●合理安排，一次性把相关信息全部准确说明，避免邮件补充。●内容简明，一段只讲一件事。●语句通顺，选择常用简单词汇和短句。●突出重点，适当使用加粗、调整颜色、放大字号等手段来提示重要信息，但不宜过多。●结尾总结内容，强调需要对方跟进处理的事情。例如：“恳请您拨冗回复修改意见，非常感激”。 （3） 排版简洁●标题格式、段落缩进与空行要整齐统一。●选择便于阅读的字号和字体。中文可用“宋体”或“黑体”，英文可用“Verdana”或“Arial”。五号字为宜。 （4） 认真检查●邮件至少检查两遍，检查收件人和抄送人是否写全，标题、正文是否存在错别字，标点符号是否正确使用，附件是否上传成功，上传的数量是否正确等。 四、 附件 https://cbu01.alicdn.com/img/ibank/2019/570/734/11782437075_1910786272.jpg ●清晰、有意义地命名附件。●在正文里提醒收件人查看附件并对附件做简要说明，特别是有多个附件时。●数目不宜超过4个，附件较多时打包成一个文件为佳。●附件不宜过大，必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。 五、 邮件签名 ●邮件结尾都应签名，让对方清楚知道发件人的信息。●签名信息不宜过多，可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息。●不同场合使用不同的签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外的正式邮件则需使用较为完整的签名档。●签名档文字应与正文文字一致。 六、 邮件回复 ●及时回复。重要的邮件，理想的回复时间是2小时。●事情过于复杂，无法确切回复时，可先回复对方说“收到，我们正在处理，一有结果就会及时回复” 等等。●不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，此时应采用电话、微信或其他方式进行交流。结束后可以写邮件作为备忘。 七、 其他注意事项 ●出差或休假期间应设定自动回复，提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式，以免影响工作。 （在189邮箱的设置页面里，可以开启并设置自动回复） ●同时登录多个邮箱账号时，要注意选择正确的发件邮箱。（像189邮箱可以同时管理多个邮箱，发件时要注意选择邮箱） 想正确发送工作邮件除了掌握邮件礼仪还离不开一款靠谱又高效的邮箱工具给大家推荐“老司机”们都在用的189邮箱免密登录、多邮箱管理、附件云备份日程管理、短信提醒、票据管理它有多好？谁用谁知道！
页:
[1]