《99%的职场小白都不知道的邮件礼仪，在这里！》

执着家园

一年一度的入职季又来啦~

看着小鲜肉们朝气蓬勃的样子

感觉自己重返20岁！

然而 小编深知

这种朝气蓬勃是短暂的

他们很快会因为不懂邮件礼仪而挨骂

为了拯救鲜肉

小编总结了多位“老司机”的经验

下面给大家激情献上

《职场“邮件礼仪”宝典》

一、 显示名与邮件标题

（1） 显示名

显示名即邮件发件人昵称。收件人在接收邮件时，首先看到的是发件人的显示名。

●为表正式与尊重，显示名一定要用真名。

●可以适当地在显示名前面加上公司简称或部门名称。

(在189邮箱邮件编辑页面底部，可以选择并设置默认的发件人与昵称)

（2） 邮件标题

标题是收件人了解邮件的第一信息，因此必须明确且有意义，以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

●要简洁、干练，在邮件客户端能完整显示为宜。

●不能使用空白标题，这显得失礼。

●可将邮件重点，如时间、地点、主要内容体现在标题中，方便查找、整理。

●可适当使用特殊字符（如“*【】★”等）突出标题，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。

●若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换标题。

例子：

【会议通知】19年下半年工作安排会议_10层会议室_08.02_14:00

【待确认稿】xxx产品新功能介绍PPT_第三稿_07.29

二、 发送对象

（1） 收件人：要处理这封邮件，必须对邮件予以回复的人。

（2） 抄送人：需要知道此事，并不一定要回复的人。

（3） 密送人：收件人不知道的接收人，只用在非常规场合。

●遵循职级顺序原则添加收件人、抄送人，从小到大或从大到小，显现对收件人、抄送人的尊重。

●职场中一般重要的沟通邮件需要cc（抄送）给你的直接上级以及收件人的直接上级。

三、 正文内容

（1） 礼貌用语

●开篇问候，避免直接说事。

●末尾附上诚挚祝福。

●给个人发邮件可以直接称呼其姓名或姓名加职务，给多人发邮件可以以“各位好”或“大家好”等语句开头。

（2） 逻辑清晰，突出重点

●合理安排，一次性把相关信息全部准确说明，避免邮件补充。

●内容简明，一段只讲一件事。

●语句通顺，选择常用简单词汇和短句。

●突出重点，适当使用加粗、调整颜色、放大字号等手段来提示重要信息，但不宜过多。

●结尾总结内容，强调需要对方跟进处理的事情。例如：“恳请您拨冗回复修改意见，非常感激”。

（3） 排版简洁

●标题格式、段落缩进与空行要整齐统一。

●选择便于阅读的字号和字体。中文可用“宋体”或“黑体”，英文可用“Verdana”或“Arial”。五号字为宜。

（4） 认真检查

●邮件至少检查两遍，检查收件人和抄送人是否写全，标题、正文是否存在错别字，标点符号是否正确使用，附件是否上传成功，上传的数量是否正确等。

四、 附件

●清晰、有意义地命名附件。

●在正文里提醒收件人查看附件并对附件做简要说明，特别是有多个附件时。

●数目不宜超过4个，附件较多时打包成一个文件为佳。

●附件不宜过大，必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

五、 邮件签名

●邮件结尾都应签名，让对方清楚知道发件人的信息。

●签名信息不宜过多，可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息。

●不同场合使用不同的签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外的正式邮件则需使用较为完整的签名档。

●签名档文字应与正文文字一致。

六、 邮件回复

●及时回复。重要的邮件，理想的回复时间是2小时。

●事情过于复杂，无法确切回复时，可先回复对方说“收到，我们正在处理，一有结果就会及时回复” 等等。

●不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，此时应采用电话、微信或其他方式进行交流。结束后可以写邮件作为备忘。

七、 其他注意事项

●出差或休假期间应设定自动回复，提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式，以免影响工作。

（在189邮箱的设置页面里，可以开启并设置自动回复）

●同时登录多个邮箱账号时，要注意选择正确的发件邮箱。（像189邮箱可以同时管理多个邮箱，发件时要注意选择邮箱）

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